Pone orden a la memoria institucional!

Con el objetivo de hacer más eficiente y transparente el manejo y resguardo de los archivos, la Secretaría de Educación de Veracruz (SEV), a través de la Oficialía Mayor de esta misma dependencia, llevó a cabo la presentación del Sistema Institucional de Archivos (SIASEV), el cual, además de dar cumplimiento a la Ley General de Archivos, busca dignificar y brindar seguridad no sólo a la memoria institucional sino también al personal que se encarga de su manejo.
La Oficial Mayor, Ariadna Selene Aguilar Amaya, comentó que cuando recibieron la Secretaría de Educación y con ella su archivo, se encontraron con más de 16 inmuebles con documentos y ninguno de ellos con las condiciones ambientales adecuadas, poniendo en riesgo no sólo la documentación y el manejo de los archivos, sino la salud e integridad del personal que ahí labora. Además, el mobiliario y guardas eran viejos y deficientes; y no se contaba con reglamentos y lineamientos para el manejo de los acervos, pues no existían procedimientos que homogenizaran y sistematizaran la gestión documental de una manera correcta.
«En pocas palabras: Nos encontramos con una Secretaría con un enorme rezago histórico en materia de archivos. Por lo que hoy, atendiendo las encomiendas de nuestro Gobernador y nuestro Secretario de ser una administración no sólo eficiente, sino ordenada y transparente; comenzamos a trabajar y materializar este proyecto para dar cumplimiento a la Ley General de Archivos y a nuestra responsabilidad de custodiar el patrimonio institucional», dijo la Oficial Mayor, Ariadna Aguilar.
El proyecto ha iniciado con la adaptación de un acervo central en el que se integrará en tanto el archivo de concentración y el archivo histórico, con la capacidad de recibir hasta 4600 metros lineales de documentos.
Esto reduciría los costos de almacenamiento, conservación, resguardo y procesos técnicos de los archivos; y permitiría el acceso inmediato a la documentación triplicando su capacidad de almacenamiento y optimizando el recurso humano.
«Concentrar la información en un solo lugar con las condiciones necesarias, no sólo nos garantiza la eficiencia que requerimos, sino también la seguridad y dignificación de nuestra memoria institucional y nuestro personal», enfatizó Aguilar Amaya.
Además, esta primera fase de proyecto contempla también la capacitación en materia de archivos para el personal, la cual incluirá talleres, cursos de introducción y especializados en aspectos específicos de la gestión institucional. Para que, posteriormente, se pueda consolidar la formación de un área Coordinadora de archivos y un Sistema Digital de Control de Documentos.
Por su parte, el titular de la Secretaría, Zenyazen Escobar García, afirmó que esto es el inicio de un gran proyecto no sólo para la SEV sino para el estado de Veracruz y que se seguirá trabajando de manera coordinada para hacer los procesos más eficientes y transparentes dentro de la dependencia, a su vez que se les brinda a los trabajadores las condiciones laborales que antes les habían sido negadas.
Finalmente, el Gobernador Constitucional del Estado de Veracruz, Cuitláhuac García Jiménez, reconoció y felicitó el trabajo de la Secretaría de Educación por este proyecto, que es punta de lanza para el Estado, pues espera que las demás dependencias puedan replicar este trabajo a la brevedad y que, una vez más, Veracruz sea considerado ejemplo nacional por el excelente trabajo realizado en esta administración.
Al evento asistieron de manera presencial Dora Ivonne Rosales Sotelo, Coordinadora de la Comisión de Capacitación Educación y Cultura del Sistema Nacional de Transparencia; el Diputado Juan Javier Gómez Cazarín, Presidente de la Junta de Coordinación Política; la Diputada Adriana Paola Linares Capitanachi; la Diputada Dorheny García Cayetano; Juan Eloy Rivera Velázquez, Director General del. Archivo General del Estado; Jorge Alberto Mier Acolt, Presidente Municipal de Emiliano Zapata; Pedro Hipólito Rodríguez Herrero, Presidente Municipal de Xalapa; autoridades de las diferentes Subsecretarías de Educación y personal de archivos de esta dependencia.